La práctica prehistórica de las tres cotizaciones

09.09.2017

En muchos años de ejercicio profesional como consultor y entrenador en Abastecimiento Estratégico y Negociación, no he tenido una sola sesión de trabajo (conferencia, taller o seminario) donde no surja este tema tan debatido y, a mi modo de ver, arcaico en su concepción.

Tristemente, me transmite de alguna manera la ignorancia que tiene la alta gerencia (quien le exige a Compras aplicar esta práctica como "proceso mandatorio") sobre las nuevas tendencias respecto a las Buenas Prácticas de Compras y Abastecimiento a nivel mundial. Es este desconocimiento sobre un área tan coyuntural y sensible para las empresas (aparte de muchas otras prácticas anquilosadas) lo que hace, a mi modo de ver, ineficiente y poco competitiva a la industria.

¿Por qué lo digo? Porque a estas alturas de la "evolución" de Compras, casi todos los que trabajan es esta área manejan (o tienen conocimiento de) el análisis de la Matriz de Kraljic (Análisis de posicionamiento del gasto). Una de las variables de este análisis es la dificultad de mercado, que puede interpretarse también como nivel de madurez del mercado de suministro. Y es justamente esta variable la que indica que el número de cotizaciones a considerar es altamente variable y debe verse desde un punto de vista mucho más fundamental que "el viejo 3". Mantener la práctica prehistórica de las tres cotizaciones no sólo puede llevar a Compras a pasar por alto muchas oportunidades para agregar valor, sino que también puede generar un deterioro en el espíritu investigativo del área para ir "más allá de las 3" y su obvio impacto en la efectividad operacional.

Mi opinión anterior la aclaro con un ejemplo un poco exagerado pero válido en gracia de discusión. Si por aquellas circunstancias locas que a veces suceden en las empresas, un área de Marketing (para algún evento promocional) solicita a Compras unos componentes pequeños de avión Boeing (como souvenir?), ¿de dónde va a sacar Compras tres cotizaciones? ¡Su único mercado de suministro es Boeing! Punto. Talvez un poco extremo el ejemplo, pero esto me lleva al segundo enfoque, que es lo totalmente opuesto.

Si en una categoría tan "madura" en el mercado como la papelería (o aseo, o cafetería, o formas impresas, etc., etc.) se piden sólo tres cotizaciones, ¿ese número le da a Compras el "verdadero sabor" del mercado o lo está limitando en la búsqueda de muchas más opciones para conseguir mejores condiciones para sus clientes internos y para su empresa? Por supuesto que no se trata de castigar la eficiencia (pedir 50 cotizaciones p. Ej.) en aras de obtener beneficios diferenciales muy pequeños. Pero sí es importante no encerrarse en un paradigma empresarial que, solo por ser un número impar, creemos que va a ser una "garantía de transparencia" o de "equidad para los proveedores", sólo por el hecho de ser una práctica de hace tiempo. Bien decía Einstein: ¿Cómo esperas obtener resultados diferentes si siempre haces las cosas de la misma manera?

Lo anterior también atañe a las personas de Auditoría (interna o externa) en la medida en que, si no entienden la madurez del mercado de proveedores, jamás podrán sugerir directrices realistas enfocadas en implementar planes de mejora (o control?), no solo para Compras sino también para el resto de actores en el proceso. No me imagino una empresa que diga que "para llenar una vacante de personal, con tres hojas de vida basta". 

Por: Douglas Regueros; CPM, CPT. Consultor en Abastecimiento Estratégico y Negociación.